Aufträge im Handwerk digital verwalten, vom Eingang bis zur Abrechnung
AuftragsDesk bündelt Aufträge, Kunden, Termine, Dokumente und Material an einer Stelle. Büro und Außendienst sehen jederzeit denselben Stand, ohne Zettel, Excel-Listen und Rückfragen per Telefon.
Wenn Aufträge in Zetteln, Mails und Tabellen verteilt sind
Ein Auftrag kommt per Mail, der Termin steht im Kalender, die Fotos liegen auf einem Handy und die Stunden auf einem Zettel. Am Ende fehlt irgendwo eine Information, und das Büro ruft den Monteur an. Eine zentrale Auftragsverwaltung beendet das: Jeder Auftrag hat eine Nummer, einen Status und eine Historie, in der alles zusammenläuft.
So sieht es in AuftragsDesk aus
Ansichten mit Beispieldaten.
Das kann AuftragsDesk für dich
Klarer Auftragsstatus
Offen, terminiert, in Bearbeitung, abgeschlossen, in Abrechnung: Jeder Auftrag durchläuft einen nachvollziehbaren Workflow. Jede Statusänderung wird mit Datum und Bearbeiter in der Statushistorie festgehalten.
Auftraggeber und Kunden
Verwalte Auftraggeber und Einsatzorte getrennt. Je Auftraggeber legst du fest, ob feste Ticket- und Auftragsnummern gelten oder frei benannte Zusatzfelder erfasst werden.
Zuweisung an Mitarbeiter oder Team
Weise Aufträge einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams zu. Wer zugewiesen wird, bekommt eine Benachrichtigung und sieht den Auftrag direkt.
Dokumente und Material am Auftrag
Lade Dateien zum Auftrag hoch, buche verbrauchtes Material und lade den Auftrag samt Dokumenten als PDF-Übersicht oder ZIP herunter.
Suchen und Filtern
Finde Aufträge nach Nummer, Kunde, Auftraggeber oder Ticketnummer und filtere nach Status.
Rollen und Rechte
Lege je Rolle fest, wer Aufträge sehen, anlegen, bearbeiten oder den Status ändern darf. Die Daten jedes Betriebs sind strikt getrennt.
So läuft es im Alltag
Auftrag anlegen
Erfasse Auftraggeber, Kunde und Beschreibung, auf Wunsch mit Termin und Zuweisung.
Ausführen und dokumentieren
Der Monteur stempelt sich ein, bucht Material und erstellt den Auftragsbericht mit Fotos und Unterschrift.
Abschließen und abrechnen
Setze den Auftrag auf abgeschlossen und gib ihn in die Abrechnung. Alles bleibt in der Statushistorie nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Für welche Betriebe eignet sich die Auftragsverwaltung?
Für Handwerks- und Servicebetriebe mit Außendienst, zum Beispiel Elektro, Sanitär, Heizung, Haustechnik oder Hausmeisterdienste. Ob kleines Team oder größerer Betrieb: Du wählst den Plan, der zu deiner Arbeitsweise passt.
Wie hängt die Auftragsverwaltung mit der Abrechnung zusammen?
Aufträge durchlaufen die Status „In Abrechnung“ und „Abgerechnet“. Für die Buchhaltung ist sevDesk bereits angebunden, weitere Anbieter sind in Planung.
Wer sieht welche Aufträge?
Mitarbeiter sehen ihre eigenen oder ihrem Team zugewiesenen Aufträge, das Büro sieht alle. Das steuerst du über Rollen und Rechte.
Weitere Lösungen
Zeiterfassung
Digitale Stempeluhr direkt am Auftrag, mit Pausen und Auswertung je Mitarbeiter.
Auftragsbericht
Fotos, Stunden und Unterschrift direkt am Auftrag, als PDF zum Download.
Dienstplan & Terminplanung
Schichten, Termine und Abwesenheiten in einem Plan, mit Soll-Ist-Vergleich.
Material, Fuhrpark, Werkzeug
Bestände, Fahrzeugfristen und Prüftermine im Blick, mit Erinnerungen.
Serviceverträge
Wartung und Hausmeisterdienst im festen Rhythmus, mit Abonnement-Abrechnung und Lastschrift.
App für Monteure
Alles zum Einsatz auf einer Seite: Ansprechpartner, Route, Ablauf und Auftragsbericht.
Personalverwaltung
Personalakte, Urlaubskonto, Arbeitszeitkonto und Fristen für Ausweise und Scheine an einer Stelle.
Bereit, es auszuprobieren?
Registriere dich, wähle den Plan, der zu deinem Betrieb passt, und lege los. Monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr.